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領袖的技巧（二）會議二
一）反思問題
1）一個理想帶領會議的主席應有甚麼條件呢？
2）若你是某個團契的團長，你要預備每月例行會議的議程，請把每月例行會議應有的內容，按次序列舉下來。
議程次序
議程內容
二）主席的職責
1）會前的職責
準備會議議程
沒有事前好好的準備，草率或沒有週詳的計劃，開會的時間必會相對增加。主席應把重要的事項放在前頭，讓參與者可以在精神最充沛的時間完成這環節的內容。
議程大綱
每次召開會議必須有議程大綱，方便讓組員預先思考。但是商討的議事不宜太多，否則無法在一次會議內完成討論，或因要完成討論所有議事，叫所議決及安排的事工太過草率！
先後次序
所商討或需安排的事項應分先後次序，或許應按事情的重要性排先後。我們應在最佳精神狀態下處理一些最重要的事情，那些一般性的會務可放在最後作安排，否則召開會議的目的則會本末倒置，叫會議冗長及費時失事！
運用時間
最好能在會議前定下目標，計劃每項議事所需的時間可讓組員知道，使大家知道會議的進度，也提醒組員切勿浪費各人的光陰，集中精神商討預先所定下的議事。
預計時間運用
最好事前先定下每一環節所需的時間，加起來便可預計整個會議所花的時間了。
預先搜集資料
主席應事先搜集有關討論的資料及派發給各人，讓參與者可預先思考。
準備會議場地
舉行會議的地方應盡量寧靜、安舒；太過冷、熱、凌亂或嘈吵等，也會打擾參與會議者。
2）會中的職責
處理沉默
了解沉默的因由。究竟在會議中為何會沉默寡言呢？可能有以下幾種原因：
有些人受了先天及後天的影響，以致不多愛說話。
有教牧長執在會議中，因此變得拘謹及客氣。
毫不關心討論的問題。
以無聲抗議，反對某人或整個組織。
心中滿有掛慮，以致不多願說話。
思想十分緩慢，追不上他人的速度。
這類人深思熟慮，十分謹慎自己的言論及不輕易發表個人的意見。
不懂得怎樣說話，對自己沒有太大的信心。
害怕人家有不良的反應，因此閉口不言！
自己沒有立場或個人的意願，倒不如不說為妙！
啟發思想
作為帶領會議的主席，他應主動的帶動參與者，啟發他們發表意見。
當了解沉默背後的原因後，作為會議的主席，應主動啟發讓他們不再保持緘默！
讓他們回答「是」或「非」的問題，然後追問他們回答「是」或「非」背後真正的原因。
邀請他們分享自己的感受或經驗談。
在召開會議前，事前交給他們一些資料，作為參考及討論的內容。
當沉默者發言後，可示意支持及接納，藉此提高他發表言論的意識。
以投其所好的方法，藉此讓他多發表意見；意即以他的恩賜、才幹及特殊技能作為問題的焦點或討論的中心，提高他個人的興趣。
直接諮詢他個人的意願或意見。
由於沉默與無聲的抗議有關，應詢問發表反對聲音者背後的因由。
處理散漫
假若參加會議的人在事前沒有好好的準備，加上身心疲憊，人的思想可變得雜亂無章，因而會議會變得極其散漫。
了解原因
作為主席，應了解為何整個會議落在散漫的氣氛裡呢？是否組員太餓、太飽、太疲倦呢？或是參與者失去屬靈的注視力，叫會議裹足不前呢？
嘗試收緊
提醒組員有關情況，以致可有所改善。
有一段休息時間或禱告時間，可叫散漫的情況有所改善！
處理多言
了解對方
有些人是極喜歡說話的，但背後卻有其個人獨特的原因。假若有人在會議裡滔滔不絕地講話，作為主席的是有必要了解真正的原因。
思想太敏捷
有些人思考力十分強，為人十分聰敏；因此，說話也比常人多一點。
驕傲的性格
有些人覺得他的看法很獨到，有眼光，論調非常大膽或前衛，因為他們自覺了不起，輕視別人；因此經常發表他個人的偉論。
自卑的表現
或許這種人是極其自卑，想惹人注意，叫人覺得他是有貢獻的！
喜歡作領袖
某些人很盼望能作領袖，在任何場合都好為首，不知不覺或在潛意識裡，認為多說話就是作領袖的條件及表徵。
解決辦法
辦法之一
正面的多謝他的言論，接著再諮詢別人的意見；不可即時或直接否決他的看法，要讓眾人先作回應，否則他便會繼續不斷的發言。
辦法之二
雖然打斷人的發言是極不禮貌的做法，但當人多次長時間發言後，作為主席者，應讓對方知道誰才是會議的主持人，並應客氣的叫這些人知道要給別人發言的機會。
處理喧嘩
基本成因
開始混亂
這是會議開始失去秩序和紀律的先兆，例如參與者爭先說話及彼此交談等。
冗長會議
會議過長，眾人已開始失去耐性，並且想及早完結，以致爭先發表意見或談話。
過激情緒
情緒太激動或緊張，也會產生喧嘩的場面。
平息喧嘩
辦法之一
稍作小休，提早休會或延期再商討，是可行的辦法之一。
辦法之二
平靜各人及緩和眾人的情緒，因為情緒過份緊張及激動，是不宜繼續參與會議的。主席應客觀的提醒及勸導，並且應帶領眾人一起禱告。
處理紛爭
在會議裡，意見不合而導致紛爭是難免的，但主席應學習怎樣以正面的方法來處理。
探討紛爭的背景及成因
若要成功地處理紛爭，我們必須先探討爭論的背景及成因，以致可有效及智慧地處理這些頭痛的問題。
彼此的誤會
可能是歷史遺留下來的包袱，亦可能是在會議上由於表達或接收信息錯誤而引發的問題。
彼此的嫌隙
信徒之間的嫌隙不是一朝一夕產生出來的，這是由於誤會沒有即時處理，或不善處理誤會所構成的。
權力的鬥爭
若問題是基於權力鬥爭的話，這是人好為首，不體貼聖靈的表現！
處理應有的態度及手法
切勿拖延
即時的誤解要盡快以第一時間處理，否則彼此會結怨、互相排斥，叫神的名受羞辱。
清心靠神
結黨紛爭是主極之厭惡的，由於會議的成員已分為敵對兩派，作為主席應小心，並應以屬神的方法來處理，否則兩派會產生決裂，後果就不堪設想了！
帶領會眾
尋求神旨
主席有一個重要責任，就是尋求神的旨意。揀選主席時，應留意他是否有美好的靈性，並且有屬靈的洞察力，可了解整體的情況，以致可引導參與者尋索神至高的旨意。
彼此同心
作主席實在不易，因為普遍人常常各持己見，並且不易放下自己的成見、意見及意願，以致難於同心。我們事奉主應同心同行，切勿自恃，盡力保守聖靈所賜合而為一的心。
時間運用
會議過長，有一個主要原因，是主席沒有預先計算會議所需的時間；另外的原因是主席在會中不能控制整個會議，以致會議變得太長！
發表意見
主席應啟發及帶動參與者發言，但若人只多說自己的意見或意願，而少體察聖靈的指引時，其中一個危機，是人只停留在言語之爭上；另外也會傷感情，增加彼此之間的嫌隙，是有害而無益的。
避免離題
會議的時間之所以過長，有一主因，是參與者的討論焦點含糊，離了所定的範圍，主席有責任把眾人帶回討論的重點去，免得叫會議延誤。
集中精神
太夜、太早或太長的會議皆會叫參與者沒精打彩，很難集中注視力，產生閒談、不打緊的現象；因此，主席應提醒眾人，切勿掉進這陷阱裡。
暫停休會
可能雙方辯論太過激烈，正反兩方均動了血氣，主席應立令暫時休會，讓雙方一同禱告，或作小休，使大家有一段冷靜的時間。
歸納總結
主席應扼要及準確的把各組員的意見彙集及總結，讓所有人知道彼此之間的看法，但總結時，要處於中立及客觀，這才是最好的歸納法。
引導判決
作主席應盡量客觀，但有責任引導會員作一個明智的決定。
3）會後的職責
跟進會議記錄的完成
主席有另一重要職責，是跟進會議記錄的完成，讓會員盡快獲得會議記錄，作為辦事的依據及準則。
跟進會議議決的事工
事工的發展與及組員是否依照會議的議決案辦事，主席也應當親力親為的跟進，鑑察事工的籌劃進程！
三）文書的職責
1）會前的職責
記錄的用具
文書應自備文具，作為記錄之用。或許可有會議記錄的專用簿，方便作存案及尋找資料。
出席的記錄
另外，可預備會議出席者的簽到簿，作為記錄的用途。
2）會中的職責
記錄的編寫
務求扼要
詳盡把議決的東西記錄下來，卻該把與議決案無關的事情刪除，這是文書應有的操守及技巧。會議記錄不應長篇大論，最重要是把所議決及所商討的結論扼要的記錄下來，那些枝枝節節的內容，不應放在記錄內。
務求準確
會議記錄最要緊的，是要忠於會議當日的議決案，在字眼上、語氣上務求準確；因此，在會議作記錄的，要好好的作筆記，不應只憑記憶，否則在記錄上可能會出亂子！
宣讀議決案
最好能在會議結束前，把議決案重讀一次，因為有時記錄會有誤差，或在字眼上再有商榷的餘地。
3）會後的職責
盡快完成會議的記錄，並於下次開會議前，交給各同工一份會議記錄。
四）成員的職責
1）同心的態度
會議成員的職責可參考「事奉者的會議之一」。學習事奉者須留意，即使在會議中你個人的意見被否決，但作為一個成熟的事奉者，絕對不可持一個敵對或消極抗議的態度。無論如何，我們應接納大家的看法，同心執行議決案的內容。
2）名字的保密
在會議裡，應學習避免提論有關人家的名字或團體的名字；否則會議會變成傳言的發源地，成為是是非非的始源地。會議應針對事，而不應針對人，這是我們應緊記的！
3）內容的保密
在會議裡某些內容是應保密的：如個人的私隱或教會不方便公開的內容，即是配偶或家人，也不應告知。
五）參考書書目
1）Henry M. Robert, Robert’s Rules of Order (Cambridge, Massachusetts: Perseus Books Group, c1970, 1991, 1990, 2000).
2）A Manual for Worship and Service (Mississauga, Ontario: Canadian Baptist Ministries, 1998).
3）Norman H. Maring and Winthrop Still Hudson, A Baptist Manuel of Polity and Practice (Judson Press)
4）Dean Merrill and Marshall Shelley, Fresh Ideas for Administration & Finance (Carol Stream, Ill.; Waco, Tex.: Christianity Today; Word Books, 1984).
5）蘇文隆，教會行政管理學（華神）
6）吳曉梅譯，會議術101法則（道聲）
六）意見交流
1）帶領開會有甚麼困難呢？
2）記錄會議的議決案有甚麼技術上的困難呢？
七）彼此代禱
1）請列舉一件事來感謝神。
2）有何需要為你禱告呢？
Kenneth Thumb Ministry 譚約珥事工 