生命旅程 401:領袖的技巧(二)會議二

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領袖的技巧(二)會議二

一)反思問題

1)一個理想帶領會議的主席應有甚麼條件呢?

2)若你是某個團契的團長,你要預備每月例行會議的議程,請把每月例行會議應有的內容,按次序列舉下來。

議程次序                                                               

議程內容

二)主席的職責

1)會前的職責

準備會議議程

沒有事前好好的準備,草率或沒有週詳的計劃,開會的時間必會相對增加。主席應把重要的事項放在前頭,讓參與者可以在精神最充沛的時間完成這環節的內容。

議程大綱

每次召開會議必須有議程大綱,方便讓組員預先思考。但是商討的議事不宜太多,否則無法在一次會議內完成討論,或因要完成討論所有議事,叫所議決及安排的事工太過草率!

先後次序

所商討或需安排的事項應分先後次序,或許應按事情的重要性排先後。我們應在最佳精神狀態下處理一些最重要的事情,那些一般性的會務可放在最後作安排,否則召開會議的目的則會本末倒置,叫會議冗長及費時失事!

運用時間

最好能在會議前定下目標,計劃每項議事所需的時間可讓組員知道,使大家知道會議的進度,也提醒組員切勿浪費各人的光陰,集中精神商討預先所定下的議事。

預計時間運用

最好事前先定下每一環節所需的時間,加起來便可預計整個會議所花的時間了。

預先搜集資料

主席應事先搜集有關討論的資料及派發給各人,讓參與者可預先思考。

準備會議場地

舉行會議的地方應盡量寧靜、安舒;太過冷、熱、凌亂或嘈吵等,也會打擾參與會議者。

2)會中的職責

處理沉默

了解沉默的因由。究竟在會議中為何會沉默寡言呢?可能有以下幾種原因:

有些人受了先天及後天的影響,以致不多愛說話。

有教牧長執在會議中,因此變得拘謹及客氣。

毫不關心討論的問題。

以無聲抗議,反對某人或整個組織。

心中滿有掛慮,以致不多願說話。

思想十分緩慢,追不上他人的速度。

這類人深思熟慮,十分謹慎自己的言論及不輕易發表個人的意見。

不懂得怎樣說話,對自己沒有太大的信心。

害怕人家有不良的反應,因此閉口不言!

自己沒有立場或個人的意願,倒不如不說為妙!

啟發思想

作為帶領會議的主席,他應主動的帶動參與者,啟發他們發表意見。

當了解沉默背後的原因後,作為會議的主席,應主動啟發讓他們不再保持緘默!

讓他們回答「是」或「非」的問題,然後追問他們回答「是」或「非」背後真正的原因。

邀請他們分享自己的感受或經驗談。

在召開會議前,事前交給他們一些資料,作為參考及討論的內容。

當沉默者發言後,可示意支持及接納,藉此提高他發表言論的意識。

以投其所好的方法,藉此讓他多發表意見;意即以他的恩賜、才幹及特殊技能作為問題的焦點或討論的中心,提高他個人的興趣。

直接諮詢他個人的意願或意見。

由於沉默與無聲的抗議有關,應詢問發表反對聲音者背後的因由。

處理散漫

假若參加會議的人在事前沒有好好的準備,加上身心疲憊,人的思想可變得雜亂無章,因而會議會變得極其散漫。

了解原因

作為主席,應了解為何整個會議落在散漫的氣氛裡呢?是否組員太餓、太飽、太疲倦呢?或是參與者失去屬靈的注視力,叫會議裹足不前呢?

嘗試收緊

提醒組員有關情況,以致可有所改善。

有一段休息時間或禱告時間,可叫散漫的情況有所改善!

處理多言

了解對方

有些人是極喜歡說話的,但背後卻有其個人獨特的原因。假若有人在會議裡滔滔不絕地講話,作為主席的是有必要了解真正的原因。

思想太敏捷

有些人思考力十分強,為人十分聰敏;因此,說話也比常人多一點。

驕傲的性格

有些人覺得他的看法很獨到,有眼光,論調非常大膽或前衛,因為他們自覺了不起,輕視別人;因此經常發表他個人的偉論。

自卑的表現

或許這種人是極其自卑,想惹人注意,叫人覺得他是有貢獻的!

喜歡作領袖

某些人很盼望能作領袖,在任何場合都好為首,不知不覺或在潛意識裡,認為多說話就是作領袖的條件及表徵。

解決辦法

辦法之一

正面的多謝他的言論,接著再諮詢別人的意見;不可即時或直接否決他的看法,要讓眾人先作回應,否則他便會繼續不斷的發言。

辦法之二

雖然打斷人的發言是極不禮貌的做法,但當人多次長時間發言後,作為主席者,應讓對方知道誰才是會議的主持人,並應客氣的叫這些人知道要給別人發言的機會。

處理喧嘩

基本成因

開始混亂

這是會議開始失去秩序和紀律的先兆,例如參與者爭先說話及彼此交談等。

冗長會議

會議過長,眾人已開始失去耐性,並且想及早完結,以致爭先發表意見或談話。

過激情緒

情緒太激動或緊張,也會產生喧嘩的場面。

平息喧嘩

辦法之一

稍作小休,提早休會或延期再商討,是可行的辦法之一。

辦法之二

平靜各人及緩和眾人的情緒,因為情緒過份緊張及激動,是不宜繼續參與會議的。主席應客觀的提醒及勸導,並且應帶領眾人一起禱告。

處理紛爭

在會議裡,意見不合而導致紛爭是難免的,但主席應學習怎樣以正面的方法來處理。

探討紛爭的背景及成因

若要成功地處理紛爭,我們必須先探討爭論的背景及成因,以致可有效及智慧地處理這些頭痛的問題。

彼此的誤會

可能是歷史遺留下來的包袱,亦可能是在會議上由於表達或接收信息錯誤而引發的問題。

彼此的嫌隙

信徒之間的嫌隙不是一朝一夕產生出來的,這是由於誤會沒有即時處理,或不善處理誤會所構成的。

權力的鬥爭

若問題是基於權力鬥爭的話,這是人好為首,不體貼聖靈的表現!

處理應有的態度及手法

切勿拖延

即時的誤解要盡快以第一時間處理,否則彼此會結怨、互相排斥,叫神的名受羞辱。

清心靠神

結黨紛爭是主極之厭惡的,由於會議的成員已分為敵對兩派,作為主席應小心,並應以屬神的方法來處理,否則兩派會產生決裂,後果就不堪設想了!

帶領會眾

尋求神旨

主席有一個重要責任,就是尋求神的旨意。揀選主席時,應留意他是否有美好的靈性,並且有屬靈的洞察力,可了解整體的情況,以致可引導參與者尋索神至高的旨意。

彼此同心

作主席實在不易,因為普遍人常常各持己見,並且不易放下自己的成見、意見及意願,以致難於同心。我們事奉主應同心同行,切勿自恃,盡力保守聖靈所賜合而為一的心。

時間運用

會議過長,有一個主要原因,是主席沒有預先計算會議所需的時間;另外的原因是主席在會中不能控制整個會議,以致會議變得太長!

發表意見

主席應啟發及帶動參與者發言,但若人只多說自己的意見或意願,而少體察聖靈的指引時,其中一個危機,是人只停留在言語之爭上;另外也會傷感情,增加彼此之間的嫌隙,是有害而無益的。

避免離題

會議的時間之所以過長,有一主因,是參與者的討論焦點含糊,離了所定的範圍,主席有責任把眾人帶回討論的重點去,免得叫會議延誤。

集中精神

太夜、太早或太長的會議皆會叫參與者沒精打彩,很難集中注視力,產生閒談、不打緊的現象;因此,主席應提醒眾人,切勿掉進這陷阱裡。

暫停休會

可能雙方辯論太過激烈,正反兩方均動了血氣,主席應立令暫時休會,讓雙方一同禱告,或作小休,使大家有一段冷靜的時間。

歸納總結

主席應扼要及準確的把各組員的意見彙集及總結,讓所有人知道彼此之間的看法,但總結時,要處於中立及客觀,這才是最好的歸納法。

引導判決

作主席應盡量客觀,但有責任引導會員作一個明智的決定。

3)會後的職責

跟進會議記錄的完成

主席有另一重要職責,是跟進會議記錄的完成,讓會員盡快獲得會議記錄,作為辦事的依據及準則。

跟進會議議決的事工

事工的發展與及組員是否依照會議的議決案辦事,主席也應當親力親為的跟進,鑑察事工的籌劃進程!

三)文書的職責

1)會前的職責

記錄的用具

文書應自備文具,作為記錄之用。或許可有會議記錄的專用簿,方便作存案及尋找資料。

出席的記錄

另外,可預備會議出席者的簽到簿,作為記錄的用途。

2)會中的職責

記錄的編寫

務求扼要

詳盡把議決的東西記錄下來,卻該把與議決案無關的事情刪除,這是文書應有的操守及技巧。會議記錄不應長篇大論,最重要是把所議決及所商討的結論扼要的記錄下來,那些枝枝節節的內容,不應放在記錄內。

務求準確

會議記錄最要緊的,是要忠於會議當日的議決案,在字眼上、語氣上務求準確;因此,在會議作記錄的,要好好的作筆記,不應只憑記憶,否則在記錄上可能會出亂子!

宣讀議決案

最好能在會議結束前,把議決案重讀一次,因為有時記錄會有誤差,或在字眼上再有商榷的餘地。

3)會後的職責

盡快完成會議的記錄,並於下次開會議前,交給各同工一份會議記錄。

四)成員的職責

1)同心的態度

會議成員的職責可參考「事奉者的會議之一」。學習事奉者須留意,即使在會議中你個人的意見被否決,但作為一個成熟的事奉者,絕對不可持一個敵對或消極抗議的態度。無論如何,我們應接納大家的看法,同心執行議決案的內容。

2)名字的保密

在會議裡,應學習避免提論有關人家的名字或團體的名字;否則會議會變成傳言的發源地,成為是是非非的始源地。會議應針對事,而不應針對人,這是我們應緊記的!

3)內容的保密

在會議裡某些內容是應保密的:如個人的私隱或教會不方便公開的內容,即是配偶或家人,也不應告知。

五)參考書書目

1)Henry M. Robert, Robert’s Rules of Order (Cambridge, Massachusetts: Perseus Books Group, c1970, 1991, 1990, 2000).

2)A Manual for Worship and Service (Mississauga, Ontario: Canadian Baptist Ministries, 1998).

3)Norman H. Maring and Winthrop Still Hudson, A Baptist Manuel of Polity and Practice (Judson Press)

4)Dean Merrill and Marshall Shelley, Fresh Ideas for Administration & Finance (Carol Stream, Ill.; Waco, Tex.: Christianity Today; Word Books, 1984).

5)蘇文隆,教會行政管理學(華神)

6)吳曉梅譯,會議術101法則(道聲)

六)意見交流

1)帶領開會有甚麼困難呢?

2)記錄會議的議決案有甚麼技術上的困難呢?

七)彼此代禱

1)請列舉一件事來感謝神。

2)有何需要為你禱告呢?


生命旅程 401:领袖的技巧(二)会议二

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一)反思问题

1)一个理想带领会议的主席应有什么条件呢?

2)若你是某个团契的团长,你要预备每月例行会议的议程,请把每月例行会议应有的内容,按次序列举下来。

议程次序        

议程内容

二)主席的职责

1前的职责

备会议议

没有事前好好的准备,草率或没有周详的计划,开会的时间必会相对增加。主席应把重要的事项放在前头,让参与者可以在精神最充沛的时间完成这环节的内容。

程大

每次召开会议必须有议程大纲,方便让组员预先思考。但是商讨的议事不宜太多,否则无法在一次会议内完成讨论,或因要完成讨论所有议事,叫所议决及安排的事工太过草率!

先后次序

所商讨或需安排的事项应分先后次序,或许应按事情的重要性排先后。我们应在最佳精神状态下处理一些最重要的事情,那些一般性的会务可放在最后作安排,否则召开会议的目的则会本末倒置,叫会议冗长及费时失事!

时间

最好能在会议前定下目标,计划每项议事所需的时间可让组员知道,使大家知道会议的进度,也提醒组员切勿浪费各人的光阴,集中精神商讨预先所定下的议事。

预计时间运

最好事前先定下每一环节所需的时间,加起来便可预计整个会议所花的时间了。

先搜集

主席应事先搜集有关讨论的资料及派发给各人,让参与者可预先思考。

备会议场

举行会议的地方应尽量宁静、安舒;太过冷、热、凌乱或嘈吵等,也会打扰参与会议者。

2中的职责

理沉默

了解沉默的因由。究竟在会议中为何会沉默寡言呢?可能有以下几种原因:

有些人受了先天及后天的影响,以致不多爱说话。

有教牧长执在会议中,因此变得拘谨及客气。

毫不关心讨论的问题。

以无声抗议,反对某人或整个组织。

心中满有挂虑,以致不多愿说话。

思想十分缓慢,追不上他人的速度。

这类人深思熟虑,十分谨慎自己的言论及不轻易发表个人的意见。

不懂得怎样说话,对自己没有太大的信心。

害怕人家有不良的反应,因此闭口不言!

自己没有立场或个人的意愿,倒不如不说为妙!

启发思想

作为带领会议的主席,他应主动的带动参与者,启发他们发表意见。

当了解沉默背后的原因后,作为会议的主席,应主动启发让他们不再保持缄默!

让他们回答「是」或「非」的问题,然后追问他们回答「是」或「非」背后真正的原因。

邀请他们分享自己的感受或经验谈。

在召开会议前,事前交给他们一些资料,作为参考及讨论的内容。

当沉默者发言后,可示意支持及接纳,借此提高他发表言论的意识。

以投其所好的方法,借此让他多发表意见;意即以他的恩赐、才干及特殊技能作为问题的焦点或讨论的中心,提高他个人的兴趣。

直接谘询他个人的意愿或意见。

由于沉默与无声的抗议有关,应询问发表反对声音者背后的因由。

处理散漫

假若参加会议的人在事前没有好好的准备,加上身心疲惫,人的思想可变得杂乱无章,因而会议会变得极其散漫。

了解原因

作为主席,应了解为何整个会议落在散漫的气氛里呢?是否组员太饿、太饱、太疲倦呢?或是参与者失去属灵的注视力,叫会议裹足不前呢?

尝试

提醒组员有关情况,以致可有所改善。

有一段休息时间或祷告时间,可叫散漫的情况有所改善!

理多言

了解

有些人是极喜欢说话的,但背后却有其个人独特的原因。假若有人在会议里滔滔不绝地讲话,作为主席的是有必要了解真正的原因。

思想太敏捷

有些人思考力十分强,为人十分聪敏;因此,说话也比常人多一点。

傲的性格

有些人觉得他的看法很独到,有眼光,论调非常大胆或前卫,因为他们自觉了不起,轻视别人;因此经常发表他个人的伟论。

自卑的表

或许这种人是极其自卑,想惹人注意,叫人觉得他是有贡献的!

某些人很盼望能作领袖,在任何场合都好为首,不知不觉或在潜意识里,认为多说话就是作领袖的条件及表征。

决办

法之一

正面的多谢他的言论,接着再谘询别人的意见;不可即时或直接否决他的看法,要让众人先作回应,否则他便会继续不断的发言。

法之二

虽然打断人的发言是极不礼貌的做法,但当人多次长时间发言后,作为主席者,应让对方知道谁才是会议的主持人,并应客气的叫这些人知道要给别人发言的机会。

理喧

基本成因

始混

这是会议开始失去秩序和纪律的先兆,例如参与者争先说话及彼此交谈等。

长会议

会议过长,众人已开始失去耐性,并且想及早完结,以致争先发表意见或谈话。

激情

情绪太激动或紧张,也会产生喧哗的场面。

平息喧

法之一

稍作小休,提早休会或延期再商讨,是可行的办法之一。

法之二

平静各人及缓和众人的情绪,因为情绪过份紧张及激动,是不宜继续参与会议的。主席应客观的提醒及劝导,并且应带领众人一起祷告。

纷争

在会议里,意见不合而导致纷争是难免的,但主席应学习怎样以正面的方法来处理。

讨纷争的背景及成因

若要成功地处理纷争,我们必须先探讨争论的背景及成因,以致可有效及智慧地处理这些头痛的问题。

彼此的误会

可能是历史遗留下来的包袱,亦可能是在会议上由于表达或接收信息错误而引发的问题。

彼此的嫌隙

信徒之间的嫌隙不是一朝一夕产生出来的,这是由于误会没有即时处理,或不善处理误会所构成的。

力的斗

若问题是基于权力斗争的话,这是人好为首,不体贴圣灵的表现!

有的度及手法

切勿拖延

即时的误解要尽快以第一时间处理,否则彼此会结怨、互相排斥,叫神的名受羞辱。

清心靠神

结党纷争是主极之厌恶的,由于会议的成员已分为敌对两派,作为主席应小心,并应以属神的方法来处理,否则两派会产生决裂,后果就不堪设想了!

带领会众

求神旨

主席有一个重要责任,就是寻求神的旨意。拣选主席时,应留意他是否有美好的灵性,并且有属灵的洞察力,可了解整体的情况,以致可引导参与者寻索神至高的旨意。

彼此同心

作主席实在不易,因为普遍人常常各持己见,并且不易放下自己的成见、意见及意愿,以致难于同心。我们事奉主应同心同行,切勿自恃,尽力保守圣灵所赐合而为一的心。

时间运

会议过长,有一个主要原因,是主席没有预先计算会议所需的时间;另外的原因是主席在会中不能控制整个会议,以致会议变得太长!

表意

主席应启发及带动参与者发言,但若人只多说自己的意见或意愿,而少体察圣灵的指引时,其中一个危机,是人只停留在言语之争上;另外也会伤感情,增加彼此之间的嫌隙,是有害而无益的。

避免离

会议的时间之所以过长,有一主因,是参与者的讨论焦点含糊,离了所定的范围,主席有责任把众人带回讨论的重点去,免得叫会议延误。

集中精神

太夜、太早或太长的会议皆会叫参与者没精打彩,很难集中注视力,产生闲谈、不打紧的现象;因此,主席应提醒众人,切勿掉进这陷阱里。

停休

可能双方辩论太过激烈,正反两方均动了血气,主席应立令暂时休会,让双方一同祷告,或作小休,使大家有一段冷静的时间。

归纳总结

主席应扼要及准确的把各组员的意见汇集及总结,让所有人知道彼此之间的看法,但总结时,要处于中立及客观,这才是最好的归纳法。

作主席应尽量客观,但有责任引导会员作一个明智的决定。

3后的职责

进会议记录的完成

主席有另一重要职责,是跟进会议记录的完成,让会员尽快获得会议记录,作为办事的依据及准则。

进会议议决的事工

事工的发展与及组员是否依照会议的议决案办事,主席也应当亲力亲为的跟进,鉴察事工的筹划进程!

三)文职责

1前的职责

记录的用具

文书应自备文具,作为记录之用。或许可有会议记录的专用簿,方便作存案及寻找资料。

出席的记录

另外,可预备会议出席者的签到簿,作为记录的用途。

2中的职责

记录编写

求扼要

详尽把议决的东西记录下来,却该把与议决案无关的事情删除,这是文书应有的操守及技巧。会议记录不应长篇大论,最重要是把所议决及所商讨的结论扼要的记录下来,那些枝枝节节的内容,不应放在记录内。

求准确

会议记录最要紧的,是要忠于会议当日的议决案,在字眼上、语气上务求准确;因此,在会议作记录的,要好好的作笔记,不应只凭记忆,否则在记录上可能会出乱子!

读议决

最好能在会议结束前,把议决案重读一次,因为有时记录会有误差,或在字眼上再有商榷的余地。

3后的职责

尽快完成会议的记录,并于下次开会议前,交给各同工一份会议记录。

四)成职责

1)同心的

会议成员的职责可参考“事奉者的会议之一”。学习事奉者须留意,即使在会议中你个人的意见被否决,但作为一个成熟的事奉者,绝对不可持一个敌对或消极抗议的态度。无论如何,我们应接纳大家的看法,同心执行议决案的内容。

2)名字的保密

在会议里,应学习避免提论有关人家的名字或团体的名字;否则会议会变成传言的发源地,成为是是非非的始源地。会议应针对事,而不应针对人,这是我们应紧记的!

3容的保密

在会议里某些内容是应保密的:如个人的私隐或教会不方便公开的内容,即是配偶或家人,也不应告知。

五)书书

1)Henry M. Robert, Robert‘s Rules of Order (Cambridge, Massachusetts: Perseus Books Group, c1970, 1991, 1990, 2000).

2)A Manual for Worship and Service (Mississauga, Ontario: Canadian Baptist Ministries, 1998).

3)Norman H. Maring and Winthrop Still Hudson, A Baptist Manuel of Polity and Practice (Judson Press)

4)Dean Merrill and Marshall Shelley, Fresh Ideas for Administration & Finance (Carol Stream, Ill.; Waco, Tex.: Christianity Today; Word Books, 1984).

5)苏文隆,行政管理(华神)

6)吴晓梅译,会议术101(道声)

六)意交流

1)带领开会有什么困难呢?

2)记录会议的议决案有什么技术上的困难呢?

七)彼此代

1)请列举一件事来感谢神。

2)有何需要为你祷告呢?

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