生命旅程 401:領袖的技巧(二)會議二

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領袖的技巧(二)會議二

一)反思問題

1)一個理想帶領會議的主席應有甚麼條件呢?

2)若你是某個團契的團長,你要預備每月例行會議的議程,請把每月例行會議應有的內容,按次序列舉下來。

議程次序                                                               

議程內容

二)主席的職責

1)會前的職責

準備會議議程

沒有事前好好的準備,草率或沒有週詳的計劃,開會的時間必會相對增加。主席應把重要的事項放在前頭,讓參與者可以在精神最充沛的時間完成這環節的內容。

議程大綱

每次召開會議必須有議程大綱,方便讓組員預先思考。但是商討的議事不宜太多,否則無法在一次會議內完成討論,或因要完成討論所有議事,叫所議決及安排的事工太過草率!

先後次序

所商討或需安排的事項應分先後次序,或許應按事情的重要性排先後。我們應在最佳精神狀態下處理一些最重要的事情,那些一般性的會務可放在最後作安排,否則召開會議的目的則會本末倒置,叫會議冗長及費時失事!

運用時間

最好能在會議前定下目標,計劃每項議事所需的時間可讓組員知道,使大家知道會議的進度,也提醒組員切勿浪費各人的光陰,集中精神商討預先所定下的議事。

預計時間運用

最好事前先定下每一環節所需的時間,加起來便可預計整個會議所花的時間了。

預先搜集資料

主席應事先搜集有關討論的資料及派發給各人,讓參與者可預先思考。

準備會議場地

舉行會議的地方應盡量寧靜、安舒;太過冷、熱、凌亂或嘈吵等,也會打擾參與會議者。

2)會中的職責

處理沉默

了解沉默的因由。究竟在會議中為何會沉默寡言呢?可能有以下幾種原因:

有些人受了先天及後天的影響,以致不多愛說話。

有教牧長執在會議中,因此變得拘謹及客氣。

毫不關心討論的問題。

以無聲抗議,反對某人或整個組織。

心中滿有掛慮,以致不多願說話。

思想十分緩慢,追不上他人的速度。

這類人深思熟慮,十分謹慎自己的言論及不輕易發表個人的意見。

不懂得怎樣說話,對自己沒有太大的信心。

害怕人家有不良的反應,因此閉口不言!

自己沒有立場或個人的意願,倒不如不說為妙!

啟發思想

作為帶領會議的主席,他應主動的帶動參與者,啟發他們發表意見。

當了解沉默背後的原因後,作為會議的主席,應主動啟發讓他們不再保持緘默!

讓他們回答「是」或「非」的問題,然後追問他們回答「是」或「非」背後真正的原因。

邀請他們分享自己的感受或經驗談。

在召開會議前,事前交給他們一些資料,作為參考及討論的內容。

當沉默者發言後,可示意支持及接納,藉此提高他發表言論的意識。

以投其所好的方法,藉此讓他多發表意見;意即以他的恩賜、才幹及特殊技能作為問題的焦點或討論的中心,提高他個人的興趣。

直接諮詢他個人的意願或意見。

由於沉默與無聲的抗議有關,應詢問發表反對聲音者背後的因由。

處理散漫

假若參加會議的人在事前沒有好好的準備,加上身心疲憊,人的思想可變得雜亂無章,因而會議會變得極其散漫。

了解原因

作為主席,應了解為何整個會議落在散漫的氣氛裡呢?是否組員太餓、太飽、太疲倦呢?或是參與者失去屬靈的注視力,叫會議裹足不前呢?

嘗試收緊

提醒組員有關情況,以致可有所改善。

有一段休息時間或禱告時間,可叫散漫的情況有所改善!

處理多言

了解對方

有些人是極喜歡說話的,但背後卻有其個人獨特的原因。假若有人在會議裡滔滔不絕地講話,作為主席的是有必要了解真正的原因。

思想太敏捷

有些人思考力十分強,為人十分聰敏;因此,說話也比常人多一點。

驕傲的性格

有些人覺得他的看法很獨到,有眼光,論調非常大膽或前衛,因為他們自覺了不起,輕視別人;因此經常發表他個人的偉論。

自卑的表現

或許這種人是極其自卑,想惹人注意,叫人覺得他是有貢獻的!

喜歡作領袖

某些人很盼望能作領袖,在任何場合都好為首,不知不覺或在潛意識裡,認為多說話就是作領袖的條件及表徵。

解決辦法

辦法之一

正面的多謝他的言論,接著再諮詢別人的意見;不可即時或直接否決他的看法,要讓眾人先作回應,否則他便會繼續不斷的發言。

辦法之二

雖然打斷人的發言是極不禮貌的做法,但當人多次長時間發言後,作為主席者,應讓對方知道誰才是會議的主持人,並應客氣的叫這些人知道要給別人發言的機會。

處理喧嘩

基本成因

開始混亂

這是會議開始失去秩序和紀律的先兆,例如參與者爭先說話及彼此交談等。

冗長會議

會議過長,眾人已開始失去耐性,並且想及早完結,以致爭先發表意見或談話。

過激情緒

情緒太激動或緊張,也會產生喧嘩的場面。

平息喧嘩

辦法之一

稍作小休,提早休會或延期再商討,是可行的辦法之一。

辦法之二

平靜各人及緩和眾人的情緒,因為情緒過份緊張及激動,是不宜繼續參與會議的。主席應客觀的提醒及勸導,並且應帶領眾人一起禱告。

處理紛爭

在會議裡,意見不合而導致紛爭是難免的,但主席應學習怎樣以正面的方法來處理。

探討紛爭的背景及成因

若要成功地處理紛爭,我們必須先探討爭論的背景及成因,以致可有效及智慧地處理這些頭痛的問題。

彼此的誤會

可能是歷史遺留下來的包袱,亦可能是在會議上由於表達或接收信息錯誤而引發的問題。

彼此的嫌隙

信徒之間的嫌隙不是一朝一夕產生出來的,這是由於誤會沒有即時處理,或不善處理誤會所構成的。

權力的鬥爭

若問題是基於權力鬥爭的話,這是人好為首,不體貼聖靈的表現!

處理應有的態度及手法

切勿拖延

即時的誤解要盡快以第一時間處理,否則彼此會結怨、互相排斥,叫神的名受羞辱。

清心靠神

結黨紛爭是主極之厭惡的,由於會議的成員已分為敵對兩派,作為主席應小心,並應以屬神的方法來處理,否則兩派會產生決裂,後果就不堪設想了!

帶領會眾

尋求神旨

主席有一個重要責任,就是尋求神的旨意。揀選主席時,應留意他是否有美好的靈性,並且有屬靈的洞察力,可了解整體的情況,以致可引導參與者尋索神至高的旨意。

彼此同心

作主席實在不易,因為普遍人常常各持己見,並且不易放下自己的成見、意見及意願,以致難於同心。我們事奉主應同心同行,切勿自恃,盡力保守聖靈所賜合而為一的心。

時間運用

會議過長,有一個主要原因,是主席沒有預先計算會議所需的時間;另外的原因是主席在會中不能控制整個會議,以致會議變得太長!

發表意見

主席應啟發及帶動參與者發言,但若人只多說自己的意見或意願,而少體察聖靈的指引時,其中一個危機,是人只停留在言語之爭上;另外也會傷感情,增加彼此之間的嫌隙,是有害而無益的。

避免離題

會議的時間之所以過長,有一主因,是參與者的討論焦點含糊,離了所定的範圍,主席有責任把眾人帶回討論的重點去,免得叫會議延誤。

集中精神

太夜、太早或太長的會議皆會叫參與者沒精打彩,很難集中注視力,產生閒談、不打緊的現象;因此,主席應提醒眾人,切勿掉進這陷阱裡。

暫停休會

可能雙方辯論太過激烈,正反兩方均動了血氣,主席應立令暫時休會,讓雙方一同禱告,或作小休,使大家有一段冷靜的時間。

歸納總結

主席應扼要及準確的把各組員的意見彙集及總結,讓所有人知道彼此之間的看法,但總結時,要處於中立及客觀,這才是最好的歸納法。

引導判決

作主席應盡量客觀,但有責任引導會員作一個明智的決定。

3)會後的職責

跟進會議記錄的完成

主席有另一重要職責,是跟進會議記錄的完成,讓會員盡快獲得會議記錄,作為辦事的依據及準則。

跟進會議議決的事工

事工的發展與及組員是否依照會議的議決案辦事,主席也應當親力親為的跟進,鑑察事工的籌劃進程!

三)文書的職責

1)會前的職責

記錄的用具

文書應自備文具,作為記錄之用。或許可有會議記錄的專用簿,方便作存案及尋找資料。

出席的記錄

另外,可預備會議出席者的簽到簿,作為記錄的用途。

2)會中的職責

記錄的編寫

務求扼要

詳盡把議決的東西記錄下來,卻該把與議決案無關的事情刪除,這是文書應有的操守及技巧。會議記錄不應長篇大論,最重要是把所議決及所商討的結論扼要的記錄下來,那些枝枝節節的內容,不應放在記錄內。

務求準確

會議記錄最要緊的,是要忠於會議當日的議決案,在字眼上、語氣上務求準確;因此,在會議作記錄的,要好好的作筆記,不應只憑記憶,否則在記錄上可能會出亂子!

宣讀議決案

最好能在會議結束前,把議決案重讀一次,因為有時記錄會有誤差,或在字眼上再有商榷的餘地。

3)會後的職責

盡快完成會議的記錄,並於下次開會議前,交給各同工一份會議記錄。

四)成員的職責

1)同心的態度

會議成員的職責可參考「事奉者的會議之一」。學習事奉者須留意,即使在會議中你個人的意見被否決,但作為一個成熟的事奉者,絕對不可持一個敵對或消極抗議的態度。無論如何,我們應接納大家的看法,同心執行議決案的內容。

2)名字的保密

在會議裡,應學習避免提論有關人家的名字或團體的名字;否則會議會變成傳言的發源地,成為是是非非的始源地。會議應針對事,而不應針對人,這是我們應緊記的!

3)內容的保密

在會議裡某些內容是應保密的:如個人的私隱或教會不方便公開的內容,即是配偶或家人,也不應告知。

五)參考書書目

1)Henry M. Robert, Robert’s Rules of Order (Cambridge, Massachusetts: Perseus Books Group, c1970, 1991, 1990, 2000).

2)A Manual for Worship and Service (Mississauga, Ontario: Canadian Baptist Ministries, 1998).

3)Norman H. Maring and Winthrop Still Hudson, A Baptist Manuel of Polity and Practice (Judson Press)

4)Dean Merrill and Marshall Shelley, Fresh Ideas for Administration & Finance (Carol Stream, Ill.; Waco, Tex.: Christianity Today; Word Books, 1984).

5)蘇文隆,教會行政管理學(華神)

6)吳曉梅譯,會議術101法則(道聲)

六)意見交流

1)帶領開會有甚麼困難呢?

2)記錄會議的議決案有甚麼技術上的困難呢?

七)彼此代禱

1)請列舉一件事來感謝神。

2)有何需要為你禱告呢?

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