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領袖的技巧（二）會議二
一）反思問題
1）一個理想帶領會議的主席應有甚麼條件呢？
2）若你是某個團契的團長，你要預備每月例行會議的議程，請把每月例行會議應有的內容，按次序列舉下來。
議程次序
議程內容
二）主席的職責
1）會前的職責
準備會議議程
沒有事前好好的準備，草率或沒有週詳的計劃，開會的時間必會相對增加。主席應把重要的事項放在前頭，讓參與者可以在精神最充沛的時間完成這環節的內容。
議程大綱
每次召開會議必須有議程大綱，方便讓組員預先思考。但是商討的議事不宜太多，否則無法在一次會議內完成討論，或因要完成討論所有議事，叫所議決及安排的事工太過草率！
先後次序
所商討或需安排的事項應分先後次序，或許應按事情的重要性排先後。我們應在最佳精神狀態下處理一些最重要的事情，那些一般性的會務可放在最後作安排，否則召開會議的目的則會本末倒置，叫會議冗長及費時失事！
運用時間
最好能在會議前定下目標，計劃每項議事所需的時間可讓組員知道，使大家知道會議的進度，也提醒組員切勿浪費各人的光陰，集中精神商討預先所定下的議事。
預計時間運用
最好事前先定下每一環節所需的時間，加起來便可預計整個會議所花的時間了。
預先搜集資料
主席應事先搜集有關討論的資料及派發給各人，讓參與者可預先思考。
準備會議場地
舉行會議的地方應盡量寧靜、安舒；太過冷、熱、凌亂或嘈吵等，也會打擾參與會議者。
2）會中的職責
處理沉默
了解沉默的因由。究竟在會議中為何會沉默寡言呢？可能有以下幾種原因：
有些人受了先天及後天的影響，以致不多愛說話。
有教牧長執在會議中，因此變得拘謹及客氣。
毫不關心討論的問題。
以無聲抗議，反對某人或整個組織。
心中滿有掛慮，以致不多願說話。
思想十分緩慢，追不上他人的速度。
這類人深思熟慮，十分謹慎自己的言論及不輕易發表個人的意見。
不懂得怎樣說話，對自己沒有太大的信心。
害怕人家有不良的反應，因此閉口不言！
自己沒有立場或個人的意願，倒不如不說為妙！
啟發思想
作為帶領會議的主席，他應主動的帶動參與者，啟發他們發表意見。
當了解沉默背後的原因後，作為會議的主席，應主動啟發讓他們不再保持緘默！
讓他們回答「是」或「非」的問題，然後追問他們回答「是」或「非」背後真正的原因。
邀請他們分享自己的感受或經驗談。
在召開會議前，事前交給他們一些資料，作為參考及討論的內容。
當沉默者發言後，可示意支持及接納，藉此提高他發表言論的意識。
以投其所好的方法，藉此讓他多發表意見；意即以他的恩賜、才幹及特殊技能作為問題的焦點或討論的中心，提高他個人的興趣。
直接諮詢他個人的意願或意見。
由於沉默與無聲的抗議有關，應詢問發表反對聲音者背後的因由。
處理散漫
假若參加會議的人在事前沒有好好的準備，加上身心疲憊，人的思想可變得雜亂無章，因而會議會變得極其散漫。
了解原因
作為主席，應了解為何整個會議落在散漫的氣氛裡呢？是否組員太餓、太飽、太疲倦呢？或是參與者失去屬靈的注視力，叫會議裹足不前呢？
嘗試收緊
提醒組員有關情況，以致可有所改善。
有一段休息時間或禱告時間，可叫散漫的情況有所改善！
處理多言
了解對方
有些人是極喜歡說話的，但背後卻有其個人獨特的原因。假若有人在會議裡滔滔不絕地講話，作為主席的是有必要了解真正的原因。
思想太敏捷
有些人思考力十分強，為人十分聰敏；因此，說話也比常人多一點。
驕傲的性格
有些人覺得他的看法很獨到，有眼光，論調非常大膽或前衛，因為他們自覺了不起，輕視別人；因此經常發表他個人的偉論。
自卑的表現
或許這種人是極其自卑，想惹人注意，叫人覺得他是有貢獻的！
喜歡作領袖
某些人很盼望能作領袖，在任何場合都好為首，不知不覺或在潛意識裡，認為多說話就是作領袖的條件及表徵。
解決辦法
辦法之一
正面的多謝他的言論，接著再諮詢別人的意見；不可即時或直接否決他的看法，要讓眾人先作回應，否則他便會繼續不斷的發言。
辦法之二
雖然打斷人的發言是極不禮貌的做法，但當人多次長時間發言後，作為主席者，應讓對方知道誰才是會議的主持人，並應客氣的叫這些人知道要給別人發言的機會。
處理喧嘩
基本成因
開始混亂
這是會議開始失去秩序和紀律的先兆，例如參與者爭先說話及彼此交談等。
冗長會議
會議過長，眾人已開始失去耐性，並且想及早完結，以致爭先發表意見或談話。
過激情緒
情緒太激動或緊張，也會產生喧嘩的場面。
平息喧嘩
辦法之一
稍作小休，提早休會或延期再商討，是可行的辦法之一。
辦法之二
平靜各人及緩和眾人的情緒，因為情緒過份緊張及激動，是不宜繼續參與會議的。主席應客觀的提醒及勸導，並且應帶領眾人一起禱告。
處理紛爭
在會議裡，意見不合而導致紛爭是難免的，但主席應學習怎樣以正面的方法來處理。
探討紛爭的背景及成因
若要成功地處理紛爭，我們必須先探討爭論的背景及成因，以致可有效及智慧地處理這些頭痛的問題。
彼此的誤會
可能是歷史遺留下來的包袱，亦可能是在會議上由於表達或接收信息錯誤而引發的問題。
彼此的嫌隙
信徒之間的嫌隙不是一朝一夕產生出來的，這是由於誤會沒有即時處理，或不善處理誤會所構成的。
權力的鬥爭
若問題是基於權力鬥爭的話，這是人好為首，不體貼聖靈的表現！
處理應有的態度及手法
切勿拖延
即時的誤解要盡快以第一時間處理，否則彼此會結怨、互相排斥，叫神的名受羞辱。
清心靠神
結黨紛爭是主極之厭惡的，由於會議的成員已分為敵對兩派，作為主席應小心，並應以屬神的方法來處理，否則兩派會產生決裂，後果就不堪設想了！
帶領會眾
尋求神旨
主席有一個重要責任，就是尋求神的旨意。揀選主席時，應留意他是否有美好的靈性，並且有屬靈的洞察力，可了解整體的情況，以致可引導參與者尋索神至高的旨意。
彼此同心
作主席實在不易，因為普遍人常常各持己見，並且不易放下自己的成見、意見及意願，以致難於同心。我們事奉主應同心同行，切勿自恃，盡力保守聖靈所賜合而為一的心。
時間運用
會議過長，有一個主要原因，是主席沒有預先計算會議所需的時間；另外的原因是主席在會中不能控制整個會議，以致會議變得太長！
發表意見
主席應啟發及帶動參與者發言，但若人只多說自己的意見或意願，而少體察聖靈的指引時，其中一個危機，是人只停留在言語之爭上；另外也會傷感情，增加彼此之間的嫌隙，是有害而無益的。
避免離題
會議的時間之所以過長，有一主因，是參與者的討論焦點含糊，離了所定的範圍，主席有責任把眾人帶回討論的重點去，免得叫會議延誤。
集中精神
太夜、太早或太長的會議皆會叫參與者沒精打彩，很難集中注視力，產生閒談、不打緊的現象；因此，主席應提醒眾人，切勿掉進這陷阱裡。
暫停休會
可能雙方辯論太過激烈，正反兩方均動了血氣，主席應立令暫時休會，讓雙方一同禱告，或作小休，使大家有一段冷靜的時間。
歸納總結
主席應扼要及準確的把各組員的意見彙集及總結，讓所有人知道彼此之間的看法，但總結時，要處於中立及客觀，這才是最好的歸納法。
引導判決
作主席應盡量客觀，但有責任引導會員作一個明智的決定。
3）會後的職責
跟進會議記錄的完成
主席有另一重要職責，是跟進會議記錄的完成，讓會員盡快獲得會議記錄，作為辦事的依據及準則。
跟進會議議決的事工
事工的發展與及組員是否依照會議的議決案辦事，主席也應當親力親為的跟進，鑑察事工的籌劃進程！
三）文書的職責
1）會前的職責
記錄的用具
文書應自備文具，作為記錄之用。或許可有會議記錄的專用簿，方便作存案及尋找資料。
出席的記錄
另外，可預備會議出席者的簽到簿，作為記錄的用途。
2）會中的職責
記錄的編寫
務求扼要
詳盡把議決的東西記錄下來，卻該把與議決案無關的事情刪除，這是文書應有的操守及技巧。會議記錄不應長篇大論，最重要是把所議決及所商討的結論扼要的記錄下來，那些枝枝節節的內容，不應放在記錄內。
務求準確
會議記錄最要緊的，是要忠於會議當日的議決案，在字眼上、語氣上務求準確；因此，在會議作記錄的，要好好的作筆記，不應只憑記憶，否則在記錄上可能會出亂子！
宣讀議決案
最好能在會議結束前，把議決案重讀一次，因為有時記錄會有誤差，或在字眼上再有商榷的餘地。
3）會後的職責
盡快完成會議的記錄，並於下次開會議前，交給各同工一份會議記錄。
四）成員的職責
1）同心的態度
會議成員的職責可參考「事奉者的會議之一」。學習事奉者須留意，即使在會議中你個人的意見被否決，但作為一個成熟的事奉者，絕對不可持一個敵對或消極抗議的態度。無論如何，我們應接納大家的看法，同心執行議決案的內容。
2）名字的保密
在會議裡，應學習避免提論有關人家的名字或團體的名字；否則會議會變成傳言的發源地，成為是是非非的始源地。會議應針對事，而不應針對人，這是我們應緊記的！
3）內容的保密
在會議裡某些內容是應保密的：如個人的私隱或教會不方便公開的內容，即是配偶或家人，也不應告知。
五）參考書書目
1）Henry M. Robert, Robert’s Rules of Order (Cambridge, Massachusetts: Perseus Books Group, c1970, 1991, 1990, 2000).
2）A Manual for Worship and Service (Mississauga, Ontario: Canadian Baptist Ministries, 1998).
3）Norman H. Maring and Winthrop Still Hudson, A Baptist Manuel of Polity and Practice (Judson Press)
4）Dean Merrill and Marshall Shelley, Fresh Ideas for Administration & Finance (Carol Stream, Ill.; Waco, Tex.: Christianity Today; Word Books, 1984).
5）蘇文隆，教會行政管理學（華神）
6）吳曉梅譯，會議術101法則（道聲）
六）意見交流
1）帶領開會有甚麼困難呢？
2）記錄會議的議決案有甚麼技術上的困難呢？
七）彼此代禱
1）請列舉一件事來感謝神。
2）有何需要為你禱告呢？
生命旅程 401：领袖的技巧（二）会议二
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一）反思问题
1）一个理想带领会议的主席应有什么条件呢？
2）若你是某个团契的团长，你要预备每月例行会议的议程，请把每月例行会议应有的内容，按次序列举下来。
议程次序
议程内容
二）主席的职责
1）会前的职责
准备会议议程
没有事前好好的准备，草率或没有周详的计划，开会的时间必会相对增加。主席应把重要的事项放在前头，让参与者可以在精神最充沛的时间完成这环节的内容。
议程大纲
每次召开会议必须有议程大纲，方便让组员预先思考。但是商讨的议事不宜太多，否则无法在一次会议内完成讨论，或因要完成讨论所有议事，叫所议决及安排的事工太过草率！
先后次序
所商讨或需安排的事项应分先后次序，或许应按事情的重要性排先后。我们应在最佳精神状态下处理一些最重要的事情，那些一般性的会务可放在最后作安排，否则召开会议的目的则会本末倒置，叫会议冗长及费时失事！
运用时间
最好能在会议前定下目标，计划每项议事所需的时间可让组员知道，使大家知道会议的进度，也提醒组员切勿浪费各人的光阴，集中精神商讨预先所定下的议事。
预计时间运用
最好事前先定下每一环节所需的时间，加起来便可预计整个会议所花的时间了。
预先搜集资料
主席应事先搜集有关讨论的资料及派发给各人，让参与者可预先思考。
准备会议场地
举行会议的地方应尽量宁静、安舒；太过冷、热、凌乱或嘈吵等，也会打扰参与会议者。
2）会中的职责：
处理沉默
了解沉默的因由。究竟在会议中为何会沉默寡言呢？可能有以下几种原因：
有些人受了先天及后天的影响，以致不多爱说话。
有教牧长执在会议中，因此变得拘谨及客气。
毫不关心讨论的问题。
以无声抗议，反对某人或整个组织。
心中满有挂虑，以致不多愿说话。
思想十分缓慢，追不上他人的速度。
这类人深思熟虑，十分谨慎自己的言论及不轻易发表个人的意见。
不懂得怎样说话，对自己没有太大的信心。
害怕人家有不良的反应，因此闭口不言！
自己没有立场或个人的意愿，倒不如不说为妙！
启发思想
作为带领会议的主席，他应主动的带动参与者，启发他们发表意见。
当了解沉默背后的原因后，作为会议的主席，应主动启发让他们不再保持缄默！
让他们回答「是」或「非」的问题，然后追问他们回答「是」或「非」背后真正的原因。
邀请他们分享自己的感受或经验谈。
在召开会议前，事前交给他们一些资料，作为参考及讨论的内容。
当沉默者发言后，可示意支持及接纳，借此提高他发表言论的意识。
以投其所好的方法，借此让他多发表意见；意即以他的恩赐、才干及特殊技能作为问题的焦点或讨论的中心，提高他个人的兴趣。
直接谘询他个人的意愿或意见。
由于沉默与无声的抗议有关，应询问发表反对声音者背后的因由。
处理散漫
假若参加会议的人在事前没有好好的准备，加上身心疲惫，人的思想可变得杂乱无章，因而会议会变得极其散漫。
了解原因
作为主席，应了解为何整个会议落在散漫的气氛里呢？是否组员太饿、太饱、太疲倦呢？或是参与者失去属灵的注视力，叫会议裹足不前呢？
尝试收紧
提醒组员有关情况，以致可有所改善。
有一段休息时间或祷告时间，可叫散漫的情况有所改善！
处理多言
了解对方
有些人是极喜欢说话的，但背后却有其个人独特的原因。假若有人在会议里滔滔不绝地讲话，作为主席的是有必要了解真正的原因。
思想太敏捷
有些人思考力十分强，为人十分聪敏；因此，说话也比常人多一点。
骄傲的性格
有些人觉得他的看法很独到，有眼光，论调非常大胆或前卫，因为他们自觉了不起，轻视别人；因此经常发表他个人的伟论。
自卑的表现
或许这种人是极其自卑，想惹人注意，叫人觉得他是有贡献的！
喜欢作领袖
某些人很盼望能作领袖，在任何场合都好为首，不知不觉或在潜意识里，认为多说话就是作领袖的条件及表征。
解决办法
办法之一
正面的多谢他的言论，接着再谘询别人的意见；不可即时或直接否决他的看法，要让众人先作回应，否则他便会继续不断的发言。
办法之二
虽然打断人的发言是极不礼貌的做法，但当人多次长时间发言后，作为主席者，应让对方知道谁才是会议的主持人，并应客气的叫这些人知道要给别人发言的机会。
处理喧哗
基本成因
开始混乱
这是会议开始失去秩序和纪律的先兆，例如参与者争先说话及彼此交谈等。
冗长会议
会议过长，众人已开始失去耐性，并且想及早完结，以致争先发表意见或谈话。
过激情绪
情绪太激动或紧张，也会产生喧哗的场面。
平息喧哗
办法之一
稍作小休，提早休会或延期再商讨，是可行的办法之一。
办法之二
平静各人及缓和众人的情绪，因为情绪过份紧张及激动，是不宜继续参与会议的。主席应客观的提醒及劝导，并且应带领众人一起祷告。
处理纷争
在会议里，意见不合而导致纷争是难免的，但主席应学习怎样以正面的方法来处理。
探讨纷争的背景及成因
若要成功地处理纷争，我们必须先探讨争论的背景及成因，以致可有效及智慧地处理这些头痛的问题。
彼此的误会
可能是历史遗留下来的包袱，亦可能是在会议上由于表达或接收信息错误而引发的问题。
彼此的嫌隙
信徒之间的嫌隙不是一朝一夕产生出来的，这是由于误会没有即时处理，或不善处理误会所构成的。
权力的斗争
若问题是基于权力斗争的话，这是人好为首，不体贴圣灵的表现！
处理应有的态度及手法
切勿拖延
即时的误解要尽快以第一时间处理，否则彼此会结怨、互相排斥，叫神的名受羞辱。
清心靠神
结党纷争是主极之厌恶的，由于会议的成员已分为敌对两派，作为主席应小心，并应以属神的方法来处理，否则两派会产生决裂，后果就不堪设想了！
带领会众
寻求神旨
主席有一个重要责任，就是寻求神的旨意。拣选主席时，应留意他是否有美好的灵性，并且有属灵的洞察力，可了解整体的情况，以致可引导参与者寻索神至高的旨意。
彼此同心
作主席实在不易，因为普遍人常常各持己见，并且不易放下自己的成见、意见及意愿，以致难于同心。我们事奉主应同心同行，切勿自恃，尽力保守圣灵所赐合而为一的心。
时间运用
会议过长，有一个主要原因，是主席没有预先计算会议所需的时间；另外的原因是主席在会中不能控制整个会议，以致会议变得太长！
发表意见
主席应启发及带动参与者发言，但若人只多说自己的意见或意愿，而少体察圣灵的指引时，其中一个危机，是人只停留在言语之争上；另外也会伤感情，增加彼此之间的嫌隙，是有害而无益的。
避免离题
会议的时间之所以过长，有一主因，是参与者的讨论焦点含糊，离了所定的范围，主席有责任把众人带回讨论的重点去，免得叫会议延误。
集中精神
太夜、太早或太长的会议皆会叫参与者没精打彩，很难集中注视力，产生闲谈、不打紧的现象；因此，主席应提醒众人，切勿掉进这陷阱里。
暂停休会
可能双方辩论太过激烈，正反两方均动了血气，主席应立令暂时休会，让双方一同祷告，或作小休，使大家有一段冷静的时间。
归纳总结
主席应扼要及准确的把各组员的意见汇集及总结，让所有人知道彼此之间的看法，但总结时，要处于中立及客观，这才是最好的归纳法。
引导判决
作主席应尽量客观，但有责任引导会员作一个明智的决定。
3）会后的职责
跟进会议记录的完成
主席有另一重要职责，是跟进会议记录的完成，让会员尽快获得会议记录，作为办事的依据及准则。
跟进会议议决的事工
事工的发展与及组员是否依照会议的议决案办事，主席也应当亲力亲为的跟进，鉴察事工的筹划进程！
三）文书的职责
1）会前的职责
记录的用具
文书应自备文具，作为记录之用。或许可有会议记录的专用簿，方便作存案及寻找资料。
出席的记录
另外，可预备会议出席者的签到簿，作为记录的用途。
2）会中的职责
记录的编写
务求扼要
详尽把议决的东西记录下来，却该把与议决案无关的事情删除，这是文书应有的操守及技巧。会议记录不应长篇大论，最重要是把所议决及所商讨的结论扼要的记录下来，那些枝枝节节的内容，不应放在记录内。
务求准确
会议记录最要紧的，是要忠于会议当日的议决案，在字眼上、语气上务求准确；因此，在会议作记录的，要好好的作笔记，不应只凭记忆，否则在记录上可能会出乱子！
宣读议决案
最好能在会议结束前，把议决案重读一次，因为有时记录会有误差，或在字眼上再有商榷的余地。
3）会后的职责
尽快完成会议的记录，并于下次开会议前，交给各同工一份会议记录。
四）成员的职责
1）同心的态度
会议成员的职责可参考“事奉者的会议之一”。学习事奉者须留意，即使在会议中你个人的意见被否决，但作为一个成熟的事奉者，绝对不可持一个敌对或消极抗议的态度。无论如何，我们应接纳大家的看法，同心执行议决案的内容。
2）名字的保密
在会议里，应学习避免提论有关人家的名字或团体的名字；否则会议会变成传言的发源地，成为是是非非的始源地。会议应针对事，而不应针对人，这是我们应紧记的！
3）内容的保密
在会议里某些内容是应保密的：如个人的私隐或教会不方便公开的内容，即是配偶或家人，也不应告知。
五）参考书书目
1）Henry M. Robert, Robert‘s Rules of Order (Cambridge, Massachusetts: Perseus Books Group, c1970, 1991, 1990, 2000).
2）A Manual for Worship and Service (Mississauga, Ontario: Canadian Baptist Ministries, 1998).
3）Norman H. Maring and Winthrop Still Hudson, A Baptist Manuel of Polity and Practice (Judson Press)
4）Dean Merrill and Marshall Shelley, Fresh Ideas for Administration & Finance (Carol Stream, Ill.; Waco, Tex.: Christianity Today; Word Books, 1984).
5）苏文隆，教会行政管理学（华神）
6）吴晓梅译，会议术101法则（道声）
六）意见交流
1）带领开会有什么困难呢？
2）记录会议的议决案有什么技术上的困难呢？
七）彼此代祷
1）请列举一件事来感谢神。
2）有何需要为你祷告呢？
Kenneth Thumb Ministry 譚約珥事工 